/ Praca zdalna – nowe przepisy w Kodeksie pracy coraz bliżej

We wtorek 7 czerwca rząd przekazał do Sejmu projekt nowelizacji Kodeksu pracy, która ma na stałe wprowadzić do niego pracę zdalną. Praca zdalna dotychczas nie była uregulowana w Kodeksie pracy, a przyjęta nowelizacja zakłada zastąpienie przez nowe regulacje przepisów dotyczących telepracy. Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przewiduje szereg regulacji dotyczących pracy zdalnej, która ma zostać uregulowana w Kodeksie pracy po ponad dwóch latach pandemii i ma opierać się przede wszystkim na porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Co się zmieni oraz w jaki sposób wprowadzane zmiany wpłyną na sytuację pracownika i pracodawcy? Odpowiedzi udzielamy w niniejszym artykule.

Spis treści:

1. Definicja pracy zdalnej
2. Kiedy pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny?
3. Kiedy pracownik będzie miał prawo do pracy zdalnej?
4. Zasady wykonywania pracy zdalnej
5. Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej

Definicja pracy zdalnej

Aktualnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy nie zawierają uregulowań prawnych dotyczących pracy zdalnej. Zapisy, na podstawie których praca zdalna obecnie funkcjonuje, wprowadzone zostały na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Regulacje zawarte w wyżej wskazanej ustawie mają jednak jedynie doraźny charakter, ponieważ wprowadzono je w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i mogę być stosowane tylko przez czas epidemii COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19.

Zgodnie z definicją zawartą w projekcie nowelizacji pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy, z powyższej definicji pracy zdalnej wynika, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Co do zasady ma to być miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce, na które pracodawca wyraził zgodę.

Właśnie ta część definicji, dotycząca wyboru przez pracownika miejsca wykonywania pracy, ma kluczowe znaczenie dla odróżnienia pracy zdalnej od pracy wykonywanej w sposób tradycyjny. Należy mieć na uwadze, że pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeśli jego miejsce świadczenia pracy zostało wskazane przez pracodawcę i uzgodnione z pracownikiem (w umowie o pracę) lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej).

Kiedy pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny?

Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej, tak jak obecnie wykonywanie telepracy, będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Warto wskazać, że jeżeli strony umowy o pracę uzgodnią wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, w dalszym ciągu każda z nich będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy w trybie zdalnym i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Odmiennie niż w przypadku telepracy wykonywanie pracy zdalnej będzie także możliwe na polecenie pracodawcy. Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy w sposób zdalny w trakcie obowiązywania:

• stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej);
• stanu zagrożenia epidemicznego;
• stanu epidemii;
• oraz w okresie 3 miesięcy po odwołaniu zagrożenia epidemicznego czy stanu epidemii lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Istotnym jest, że wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej będzie możliwe wówczas, gdy pracownik, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Dopiero oświadczenie pracownika w tym przedmiocie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia. Przy czym należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.W przypadku braku stosownego oświadczenia ze strony pracownika praca zdalna nie będzie możliwa.

Nowelizacja kodeksu pracy ma również przewidywać sytuacje, w której u pracownika zmienią się warunki lokalowe i techniczne, a on sam nie będzie mógł dalej świadczyć pracy zdalnie. W takiej sytuacji pracownik będzie miał obowiązek poinformować pracodawcę, a ten niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Kiedy pracownik będzie miał prawo do pracy zdalnej?

Nowe przepisy Kodeksu pracy mają przewidywać również sytuacje, w których pracownik będzie miał prawo do pracy zdalnej, a pracodawca nie będzie mógł odmówić wyrażenia zgody na świadczenie pracy w formie zdalnej. Takie sytuacje to m.in.:

• ciąża pracownicy;
• wychowywanie dziecka do 4 r. życia;
• sprawowanie przez pracownika opieki nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (np. służby mundurowe), zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej proponuje również, aby praca zdalna mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony pisemnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy mają regulować także zasady wykonywania pracy zdalnej. Zasady te będą mogły znaleźć się w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi);
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej – wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej ma określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej

Według założeń nowelizacji, pracodawca w kontekście pracy zdalnej ma być zobowiązany do:

1) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);

4) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Warto zaznaczyć, że w odróżnieniu od przepisów regulujących telepracę został wyraźnie wprowadzony obowiązek pracodawcy dotyczący pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika.

Co do zasady to pracodawca ma być odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie ustawodawca przewidział także możliwość korzystania przez pracownika z prywatnych narzędzi pracy (takich jak np. komputer) w sytuacji, w której obie strony stosunku pracy tak ustalą, jednak pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa pracy. W takim przypadku pracownikowi ma przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obecnie prace nad projektem ustawy o zmianie Kodeksu pracy nadal są w toku, co nie pozwala określić dokładnej daty wejścia w życie projektowanych zmian, jednak w przybliżeniu wskazuje się, że zmiany te mają zacząć obowiązywać jesienią 2022 r.