/ Wypowiedzenie umowy o pracę – kiedy i w jakiej formie należy go dokonać?

Spis treści (kliknij aby szybko przejść):

1. W jakiej formie powinno nastąpić wypowiedzenie umowy o pracę i co powinno zawierać?
2. Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy
3. Długość okresu wypowiedzenia
4. Jak obliczyć, kiedy dokładnie upłynie okres wypowiedzenia umowy?

Na podstawie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy, umowa o pracę może zostać rozwiązana zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. W praktyce najczęstszym sposobem rozwiązania stosunku pracy jest złożenie drugiej stronie wypowiedzenia łączącej nas umowy. Wraz z chęcią rozwiązania łączącego nas stosunku pracy za wypowiedzeniem mogą pojawić się pytania, kiedy i w jakiej formie należy tego dokonać, ile wynosi okres wypowiedzenia i w jaki sposób prawidłowo go obliczyć. W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na powyższe pytania i rozwiać tym samym wszelkie wątpliwości związane z dokonaniem skutecznego wypowiedzenia umowy o pracę.

W jakiej formie powinno nastąpić wypowiedzenie umowy o pracę i co powinno zawierać?

Odpowiedzi na pytanie, w jakiej formie powinno zostać złożone wypowiedzenie umowy o pracę, dostarcza treść art. 30 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie. Przytoczony przepis jasno wskazuje, że wypowiedzenie powinno przyjąć formę pisemną, czyli dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem pracodawcy lub pracownika.

Warto zauważyć, że przepis art. 30 § 3 Kodeksu pracy nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności wypowiedzenia w sytuacji, kiedy złożymy wypowiedzenie w formie innej, niż pisemna. Oznacza to, że wypowiedzenie złożone w innej formie (np. ustnej, e-mailem lub SMS-em), pomimo swojej wadliwości, również jest skuteczne tzn. także doprowadzi do rozwiązania stosunku pracy. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, który wskazał przykładowo, że “ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne” (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 marca 1999 r., I PKN 631/98, OSNAPiUS 2000, Nr 10, poz. 381).

Należy jednak pamiętać, że w sytuacji, w której pracodawca składa pracownikowi wypowiedzenie w formie innej niż pisemna np. ustnie, pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy z uwagi na niezachowanie przez pracodawcę formy pisemnej, wskazując na bezprawność wypowiedzenia.

Inaczej kształtuje się sytuacja pracownika, który składając wypowiedzenie nie dochował wymaganej formy pisemnej. Nie ponosi on bowiem żadnych negatywnych konsekwencji w takim przypadku. Pracownik może zatem złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu w dowolnej formie, co skutecznie doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę i nie będzie skutkowało wadliwością złożonego oświadczenia.

Podkreślenia wymaga, że wypowiedzenie umowy jest jednostronnym oświadczeniem woli – dla jego skuteczności nie jest więc konieczna zgoda drugiej strony. Wystarczy, że miała ona możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia. Wypowiedzenie umowy o pracę uważa się bowiem za złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony właśnie w taki sposób, który pozwalał jej na zapoznanie się z jego treścią.

Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy

W przypadku, w którym stosunek pracy wynika z umowy zawartej na czas nieokreślony, na pracodawcę wypowiadającego umowę pracownikowi został nałożony dodatkowy obowiązek, który wiąże się z koniecznością wskazania w wypowiedzeniu przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem. Przyczyna ta musi być prawdziwa, konkretna i w sposób wyczerpujący określona w piśmie zawierającym wypowiedzenie oraz znajdować potwierdzenie w rzeczywiście zaistniałej sytuacji. Z oświadczenia pracodawcy powinno wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 listopad 2006 r., I PK 112/06, Pr. Pracy 2007, Nr 5, s. 270). Nieprawidłowe jest podanie w wypowiedzeniu przyczyny ogólnie, a następnie konkretyzowanie jej. Sąd Najwyższy uznał, że takie działanie pracodawcy należy uznać za spóźnione i niedopuszczalne, gdyż skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę powinna być pracownikowi znana najpóźniej z chwilą otrzymania pisma wypowiadającego umowę (patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 stycznia 2007 r., I PK 175/06, MoPr 2007, Nr 6, s. 280).

Pracodawca nie ma natomiast obowiązku wskazywania przyczyny wypowiedzenia, wypowiadając umowę zawartą na okres próbny lub na czas określony. Pracownik z kolei nie ma obowiązku uzasadniania ani wskazywania przyczyny wypowiedzenia jakiegokolwiek rodzaju umowy o pracę.

Długość okresu wypowiedzenia

Zanim w wyniku złożonego wypowiedzenia umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, musi minąć odpowiedni okres wypowiedzenia. Jest to czas, który musi upłynąć od momentu złożenia przez jedną ze stron wypowiedzenia umowy o pracę, aby doszło do rozwiązania stosunku pracy. Jego długość uzależniona jest od rodzaju umowy o pracę oraz stażu pracy pracownika w danej firmie i zaczyna biec od momentu wręczenia wypowiedzenia drugiej stronie w taki sposób, aby miała ona możliwość zapoznania się z jego treścią.

I tak, w przypadku umowy o pracę na okres próbny, okres wypowiedzenia umowy wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W odniesieniu natomiast do umowy o pracę zawartej na czas określony i nieokreślony, okres wypowiedzenia wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli staż pracy u danego pracodawcy wynosi mniej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 3 lata.

Warto także zwrócić uwagę na treść art. 36 § 6Kodeksu pracy, zgodnie z którym strony mogą, po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich, ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Ustalenie takie nie zmienia jednak trybu tego rozwiązania, co oznacza, że dokonane zostało za wypowiedzeniem, a skróceniu uległ tylko okres wypowiedzenia. Może ono nastąpić jedynie w wyniku dokonanego już wypowiedzenia.

Podane powyżej okresy wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony można również wydłużyć, jeśli pracownik zatrudniony jest na stanowisku pracy związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie. Wówczas, jeśli pracownik zatrudniony jest na okres krótszy niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia można wydłużyć do 1 miesiąca, a jeśli powyżej 6 miesięcy, można wydłużyć do 3 miesięcy.

Jak obliczyć, kiedy dokładnie upłynie okres wypowiedzenia umowy?

Okresy wypowiedzenia ustalone są w dniach roboczych, tygodniach oraz w miesiącach. Aby ustalić konkretną datę zakończenia okresu wypowiedzenia, niezbędnym będzie skorzystanie z przepisów Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego.

W przypadku, gdy okres wypowiedzenia umowy o pracę liczony jest w dniach, a z taką sytuacją mamy do czynienia np. w przypadku umowy zawartej na okres próbny, koniecznym będzie posiłkowanie się przepisami Kodeksu cywilnego, ponieważ Kodeks pracy nie zawiera regulacji dotyczącej tego zagadnienia. W tym zakresie znajdziemy w Kodeksie pracy, dokładnie w art. 300, przepis, zgodnie z którym w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Wówczas z pomocą przychodzi przepis art. 111 Kodeksu cywilnego, z którego wynika, iż termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, a jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Przykład:

Pracownik zatrudniony jest na podstawie tygodniowej umowy o pracę na okres próbny, która rozpoczęła się 1 marca 2021 r. Już 2 marca 2021 r. stwierdził, że nie odpowiada mu ta praca i złożył wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia w niniejszej sytuacji wynosi 3 dni, ponieważ umowa została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni, a swój bieg rozpoczyna od 3 marca 2021 r. i kończy się odpowiednio 5 marca 2021 r.

Jeśli natomiast okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmuje tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność, to zgodnie z art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy kończy się on odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Przykład:

Pan Tomasz otrzymał od pracodawcy wypowiedzenie umowy o pracę w środę 8 października 2021 r. Okres wypowiedzenia umowy Pana Tomasza wynosi 2 tygodnie, ponieważ jest on zatrudniony na podstawie umowy na czas określony, nie przekraczający 6 miesięcy. Od dnia wypowiedzenia muszą upłynąć pełne dwa tygodnie, a ostatnim dniem stosunku pracy będzie sobota, tzn. że wypowiedzenie złożone w środę 6 października upłynie 23 października 2021 r.

Jeśli mamy dłuższy staż pracy i nasz okres wypowiedzenia wynosi co najmniej miesiąc, będzie on liczony od początku miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym złożyliśmy wypowiedzenie umowy. Jeśli więc złożyliśmy wypowiedzenie przykładowo 15 września, nasz okres wypowiedzenia zacznie być odliczany od 1 października.

Warto wskazać, że w sytuacji, gdy wypowiedzenie składamy pisemnie za pośrednictwem poczty, wówczas najlepiej wysłać pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty termin wypowiedzenia liczy się od dnia odebrania pisma. Pismo zawierające wypowiedzenie uzna się za doręczone także w przypadku, gdy druga strona nie odebrała przesyłki pocztowej, jednak miała taką możliwość.