/ Urlop na żądanie – co warto wiedzieć?

Urlop na żądanie jest szczególnym rodzajem urlopu, z którego pracownik może skorzystać m.in. w nagłej sytuacji osobistej, gdy zaistnienie nieplanowanego zdarzenia skutkuje niemożnością pojawienia się w pracy. Kodeks pracy, przewidując możliwość skorzystania przez pracownika z urlopu na żądanie, reguluje zasady jego udzielenia oraz wykorzystania. Kiedy można wziąć urlop na żądanie i jak zgłosić skorzystanie z tego rodzaju urlopu? Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi i czy korzystając z urlopu na żądanie zachowujemy prawo do wynagrodzenia? Odpowiedzi udzielamy w niniejszym artkule.

Spis treści:

1. Kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?
2. Kiedy i jak zgłosić wniosek o urlop na żądanie?
3. Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
4. Czy urlop na żądanie jest płatny?

Kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?

Podstawę prawną przewidującą możliwość skorzystania z urlopu na żądanie znajdziemy w art. 167² oraz art. 167³ Kodeksu pracy.

Jak czytamy w art. 167² Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Z przepisu tego wynika, że urlop na żądanie przysługuje w wymiarze maksymalnie 4 dni urlopu z puli wszystkich dni wolnych przysługujących pracownikowi (tj. urlopu wypoczynkowego), które można wykorzystać w nagłych wypadkach. Jeśli więc w ciągu roku pracownik ma do wykorzystania 26 dni urlopu wypoczynkowego, to 4 dni urlopu na żądanie wliczone są już w tych 26 dniach. Nie są to dodatkowe 4 dni urlopu. Wykorzystanie 4 dni urlopu na żądanie spowoduje, że zostaną nam 22 dni urlopu.

Jedyna różnica między „zwykłym” urlopem wypoczynkowym a urlopem na żądanie polega na tym, że „zwykły” urlop wypoczynkowy jest uwzględniany w planie urlopów, w przeciwieństwie do urlopu na żądanie, który może być zgłoszony pracodawcy w inny sposób, bez większego wyprzedzenia.

Możemy wziąć zarówno 4 dni urlopu na żądanie pod rząd, jak i pojedynczo. Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok. Jeśli więc w 2023 r. pracownik nie skorzysta z niego ani razu, to w 2024 r. i tak będą mu przysługiwać tylko 4 dni urlopu na żądanie, a nie 8. Łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Zatem, jeśli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy u danego pracodawcy, informację o wykorzystanych dniach na żądanie umieszcza się na świadectwie pracy.

Kodeks pracy nie wymienia sytuacji, w których pracownik uprawniony jest do zgłoszenia urlopu na żądanie – mogą to być m.in. różnego rodzaju sytuacje rodzinne, zdrowotne, trudne sytuacje życiowe czy nagłe nieprzewidziane potrzeby – w zasadzie wszystko, co w danym dniu uniemożliwia przyjście do pracy.

Kiedy i jak zgłosić wniosek o urlop na żądanie?

Zgłoszenie żądania udzielenia urlopu na żądanie powinno nastąpić najpóźniej w dniu, w którym chcemy z tego urlopu skorzystać. Kodeks pracy nie określa, czy musi to być w godzinie planowanego rozpoczęcia pracy, czy np. godzinę przed. W Kodeksie pracy nie znajdziemy również regulacji odnośnie konkretnego sposobu poinformowania pracodawcy o chęci skorzystania z urlopu na żądanie, wobec czego możemy to zrobić w zasadzie w dowolny sposób np. mailowo, telefonicznie czy poprzez SMS. Przy czym warto podkreślić, że pracownik nie musi uzasadniać, dlaczego bierze urlop na żądanie.

Należy jednak wiedzieć, że samo zgłoszenie pracodawcy żądania nie jest równoznaczne z udzieleniem urlopu. Urlop na żądanie, tak jak „zwykły” urlop wypoczynkowy, można rozpocząć dopiero, kiedy pracodawca zaakceptuje nasz wniosek o urlop. Wobec czego pracownik nie może udzielić “sobie samemu” urlopu na żądanie, opuścić cały dzień w pracy, aby na koniec dnia poinformować o chęci skorzystania tego dnia z urlopu na żądanie.

W orzecznictwie uznaje się, że rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Co do zasady pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu na jego żądanie i w terminie przez niego wskazanym. Warto jednak pamiętać, że obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu nie ma w takim przypadku charakteru bezwzględnego.

Pracodawca może zatem odmówić żądaniu pracownika ale tylko ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że wyjątkowe potrzeby pracodawcy wymagają obecności pracownika w pracy. Wobec czego w wyjątkowych sytuacjach, kiedy obecność pracownika w firmie jest niezbędna i nie może go zastąpić żadna inna osoba, pracodawca może odmówić urlopu na żądanie. Urlop na żądanie nie może bowiem działać na szkodę pracodawcy.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Urlop na żądanie jest urlopem wypoczynkowym i także w kwestii wynagrodzenia jest traktowany tak samo. Skoro za urlop wypoczynkowy pracownik otrzymuje 100% wynagrodzenia to i za urlop na żądanie otrzyma on taką zapłatę.

Podsumowując, urlop na żądanie stanowi prawo pracownika, który chcąc z niego skorzystać nie musi podawać uzasadnienia, a pracodawca nie ma prawa go wymagać. Został on przewidziany w Kodeksie pracy jako uprawnienie pracownika, który w nieprzewidzianych sytuacjach może dzięki niemu skorzystać z dnia wolnego. Ważne jest, że urlop ten nie jest dodatkowym urlopem – jego wymiar wlicza się do liczby przysługujących pracownikowi dni urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo należy pamiętać o obowiązku zgłoszenia pracodawcy skorzystania z tego rodzaju urlopu i konieczności jego akceptacji przez pracodawcę. Wykorzystując urlop na żądanie bez wcześniejszej zgody pracodawcy narażamy się bowiem na posądzenie o nieusprawiedliwioną nieobecnością, a tym samym o naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, wynikających z Kodeksu pracy.