/ Praca zdalna – nowe przepisy w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Od 7 kwietnia 2023 r. zaczynają obowiązywać nowe w Kodeksie pracy przepisy regulujące pracę zdalną. Omawiane zmiany są wynikiem ogłoszenia 6 lutego 2023 r. ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wspomniana ustawa uchyla dotychczas istniejące w Kodeksie pracy przepisy dotyczące telepracy, wprowadzając jednocześnie regulacje dotyczące pracy zdalnej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany.

Kodeks pracy uzupełniony o pracę zdalną

Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r., co nie oznacza, że wcześniej nie istniały żadne regulacje w polskim prawie odnoszące się do tego zagadnienia. Dotychczas pracę zdalną regulował bowiem art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Jest to jednak wyłącznie przepis tymczasowy, wprowadzony w związku z wystąpieniem epidemii COVID-19 i może być stosowany tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Pandemia oraz spowodowane w związku z nią zmiany w formie świadczenia pracy pokazały, że duża część pracowników chciałaby już na stałe pracować zdalnie bądź w sposób hybrydowy. Pracodawcy także dostrzegają zalety wykonywania pracy w ten sposób. Odpowiedzią na potrzeby dynamicznie zmieniającego się rynku pracy jest uzupełnienie Kodeksu pracy o przepisy regulujące pracę zdalną, zastępujące dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy. Wejście w życie nowych przepisów 7 kwietnia 2023 r. spowoduje również uchylenie obecnie obowiązującego art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Definicja pracy zdalnej

Nowe przepisy definiują pracę zdalną jako pracę, która będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Z powyższej definicji wynika, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu lub częściowo. Ważne jest również miejsce świadczenia pracy w formie zdalnej – powinno być ono każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Pracownik nie będzie mieć więc dowolności w wyborze miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz swobody zmiany tego miejsca bez uzgodnienia tego z pracodawcą. Co ważne, ani pracodawca, ani pracownik nie mogą narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Sposoby wprowadzenia pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła zostać wprowadzona do stosunku pracy w dwojaki sposób.

Po pierwsze, już podczas zawierania umowy o pracę strony mogą postanowić, że praca będzie wykonywana zdalnie. Wówczas, gdyby miało dojść do zmiany warunków wykonywania pracy z pracy zdalnej na pracę stacjonarną, koniecznym będzie zawarcie porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub wypowiedzenie warunków pracy na zasadach ogólnych.

Po drugie, pracę zdalną będzie można wprowadzić już w trakcie trwania zatrudnienia. W takiej sytuacji nowe przepisy przewidują kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej oraz umożliwienia stronom powrotu do wykonywania pracy stacjonarnie.

Jeżeli wprowadzenie pracy świadczonej w formie zdalnej miałoby nastąpić w trakcie zatrudnienia, wówczas może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Oczywiście do wprowadzenia pracy zdalnej może dojść również w wyniku zawarcia porozumienia pomiędzy stronami umowy o pracę. Takie porozumienie powinno obejmować m.in. fakt świadczenia pracy w formie zdalnej, określenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa, miejsce świadczenia pracy a także inne istotne elementy pracy zdalnej.

Nie każda praca nadaje się jednak do wykonywania jej zdalnie, dlatego ustawodawca wprowadzając nowe regulacje wprost wyłączył spod możliwości wykonywania pracy zdalnej określone rodzaje prac. Nie będzie zatem możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania w sposób zdalny prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy w trakcie zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Ustawodawca w nowych przepisach przewidział również sytuacje, w których pracodawca może wydać pracownikowi wiążące polecenie świadczenia pracy w formie zdalnej. Pracodawca jest zatem uprawniony do wydania polecenia pracy w formie zdalnej w dwóch przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
• jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Warto zaznaczyć, że pracownik może w każdym czasie zaktualizować swoje oświadczenie wskutek zmiany jego warunków do świadczenia pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca także z własnej inicjatywy może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie. O powrocie do świadczenia pracy w formie stacjonarnej musi zawiadomić pracownika, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Wiążący wniosek pracownika o pracę zdalną

Nowe przepisy wskazują pewne grupy pracowników, którzy również mogą złożyć wiążący pracodawcę wniosek o świadczenie pracy w formie zdalnej. Należą do nich m.in.:

• pracownice w ciąży;
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownicy sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności;
• pracownicy będący rodzicami dziecka:
  • – posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
  • – posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
  • – posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W przypadku zawnioskowania o pracę zdalną przez pracownika z ww. grup, pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku tylko w przypadku, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, o czym jest zobowiązany poinformować pracownika ze wskazaniem przyczyny odmowy w terminie 7 dni od wpłynięcia wniosku.

Rezygnacja z pracy zdalnej

Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie zdalnej. Po złożeniu takiego wniosku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków realizowania pracy (nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku). Jeśli nie dojdzie do porozumienia, wówczas przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy odbywa się w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Powyższe nie dotyczy jednak pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy. W tym przypadku pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej. Jednym z nich jest obowiązek określenia przez pracodawcę zasad wykonywania pracy zdalnej, które to zasady pracodawca powinien określić w:

a) porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą, a tymi organizacjami,

b) regulaminie – w przypadku w gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia  przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia z organizacją (organizacjami) związkową,

c) regulaminie pracy zdalnej ustalonym przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Świadczenie pracy w formie zdalnej będzie dopuszczalne także w sytuacji, gdy nie zostało zawarte porozumienie czy też nie został wydany regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w poleceniu wykonywania pracy wydanym przez pracodawcę lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Inne obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną

Zgodnie z nowym art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej zawartym z pracownikiem, poleceniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej; 
• zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej będzie mógł być zastąpiony wypłatą przez pracodawcę ryczałtu lub ekwiwalentu. Pracodawca będzie dodatkowo zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzać, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej

W Kodeksie pracy pojawią się także przepisy upoważniające pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę. Kontroli będzie podlegać m.in przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasad BHP. Praca zdalna musi się bowiem odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Jednym z obowiązków pracownika pracującego zdalnie będzie  m.in. utrzymywanie miejsca wykonywania pracy zdalnej w czystości i zdatności do pracy, jak też zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu z nim, tak by nie naruszać prywatności jego oraz domowników.

Jak nowe przepisy sprawdzą się w praktyce? Jak pracownicy będą korzystali z nowego prawa pracowników? O tym przekonamy się dopiero za jakiś czas, gdy zarówno pracownicy jak i pracodawcy będą mieli okazję faktycznie wypróbować nowe regulacje.