/ Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?

Prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień pracownika, zagwarantowanym mu nie tylko w oparciu o przepisy Kodeksu pracy, ale również Konstytucji RP. Co do zasady termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego ustalany jest w drodze porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Zdarza się jednak, że pracownik nie wykorzysta urlopu w roku, w którym mu przysługiwał, wchodząc w nowy rok z zaległym urlopem do wykorzystania. Czas leci, zaległy urlop nadal niewykorzystany, a termin 30 września nadchodzi wielkimi krokami. Pojawia się wówczas pytanie: czy pracodawca, nad którym wisi widmo ukarania przez Państwową Inspekcję Pracy, może jednostronnie, czyli bez zgody pracownika, wysłać go na zaległy urlop? Odpowiedzi udzielamy w niniejszym artykule.

Prawo do urlopu i termin jego wykorzystania

Zacznijmy od podstaw. Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Co ważne, pracownik nie może zrzec się przysługującego mu prawa do urlopu, czy to w drodze jednostronnego oświadczenia czy poprzez zawarcie umowy. Nie ma również możliwości przeniesienia swojego urlopu na osobę trzecią.

Przez pojęcie urlopu wypoczynkowego najczęściej rozumiemy coroczne, płatne, nieprzerwane zwolnienie pracownika od wykonywania pracy przeznaczone na regenerację jego sił po dłuższym okresie pracy. W zależności od długości stażu pracy wymiar urlopu wynosi ustawowo 20 lub 26 dni.

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze, tzn. w postaci dni wolnych od pracy. Jedynie wyjątkowo, gdy wykorzystanie w ten sposób prawa do urlopu nie jest możliwe ze względu na ustanie stosunku pracy z pracownikiem, który nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w postaci dni wolnych, Kodeks pracy dopuszcza realizację prawa do urlopu poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy udzielane są pracownikom zgodnie z planem urlopów uzgodnionym na dany rok. W oparciu o art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, jak również w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Zasadniczo pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy w roku, w którym nabył do niego prawo, co wynika z treści art. 161 Kodeksu pracy. Jeśli nie dojdzie do jego wykorzystania – staje się on urlopem zaległym. Art. 168 Kodeksu pracy określa termin, w którym urlop zaległy powinien zostać udzielony – w obecnym stanie prawnym: najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Warto wiedzieć o tym, że nie cały zaległy urlop musi zostać udzielony do 30 września – ta część z tego zaległego urlopu, która w roku poprzednim mogła być urlopem na żądanie, może zostać wykorzystana później. Ponadto zaległy urlop może zostać udzielony w częściach, pod warunkiem, że ostatnia część zaległego urlopu zostanie udzielona najpóźniej do 30 września.

Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w wyżej wskazanym terminie może stanowić wykroczenie, za które grozi pracodawcy grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł, a jeżeli planowane projektem z dnia 1 września 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw zmiany wejdą w życie – od 2 000 zł do 60 000 zł. Czy w takim razie pracodawca w takiej sytuacji może przymusowo wysłać pracownika na zaległy urlop?

Kiedy pracodawca może narzucić pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego?

Zasadniczo pracodawca nie może zmusić pracownika, aby poszedł na urlop wypoczynkowy w dowolnie wybranym przez pracodawcę momencie, ponieważ jak już wspominaliśmy udzielanie urlopu odbywa się na wniosek pracownika i w terminie uzgodnionym z pracodawcą, również w ramach planu urlopów. Zdarzają się jednak sytuacje, w których pracodawca uprawniony będzie do przymusowego wysłania pracownika na urlop w terminie przez siebie wyznaczonym. Może mieć to miejsce w okresie wypowiedzenia umowy oraz właśnie w sytuacji omawianej w niniejszym artykule, a więc gdy pracownik ma do wykorzystania zaległy urlop.

Odnosząc się do pierwszej sytuacji, a więc do przymusowego wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia umowy, pracodawca – w drodze jednostronnej decyzji – może we wskazanym okresie wysłać pracownika na urlop, nawet jeżeli pracownik się na to nie zgadza. Decyzja pracodawcy w przedmiocie udzielenia urlopu jest bowiem wiążąca dla pracownika, co oznacza, że pracownik nie może uchylić się od obowiązku wykorzystania urlopu. Zakres udzielenia urlopu wypoczynkowego w tym szczególnym trybie jest jednak ograniczony. Dotyczy on wyłącznie urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi za dany rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u pracodawcy, który ma go udzielić jak również wszelkich niewykorzystanych urlopów z poprzednich lat.

Oświadczenie pracodawcy o udzieleniu pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia powinno zostać złożone pracownikowi równocześnie z wypowiedzeniem umowy o pracę. W praktyce najczęściej znajduje się ono już w treści samego wypowiedzenia. Jednoznacznie powinien być określony przedział czasowy urlopu udzielanego w tym szczególnym trybie. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę, wcześniej ustalony w planie urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem termin urlopu traci moc z chwilą podjęcia przez pracodawcę decyzji o udzieleniu pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia.

Upoważnienie dla takiego działania pracodawcy znajduje się w art. 167¹ Kodeksu pracy.

Drugim z wyjątków, kiedy to pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop, jest konieczność wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu.

Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie wyraźnie zaznacza, że pracodawca – w przypadku realizacji obowiązku, jakim jest udzielenie pracownikowi zaległego urlopu – nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystywania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym przepisie (takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy np. w wyroku z dnia 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02).

Nie można także nie wspomnieć w tym kontekście o tzw. specustawie o przeciwdziałaniu COVID, której art. 15gc stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Z drugiej strony, stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (które nota bene wcześniej było zgodne z orzecznictwem Sądu Najwyższego w tym temacie) jest bardziej ostrożne – PIP wskazuje, że jednostronne narzucenie pracownikowi konkretnego terminu do wykorzystania zaległego urlopu, bez współdziałania z pracownikiem (np. “Idziesz na urlop od 1 do 10 lipca”) jest niedopuszczalne (poza przymusowym wykorzystaniem urlopu w okresie wypowiedzenia umowy), bo wkracza w prawa pracownika. PIP stoi tym samym na stanowisku, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wskazania terminu, w którym ten będzie chciał wykorzystać zaległy urlop, ale nie może narzucić go pracownikowi odgórnie, z zaskoczenia.

Jak zlikwidować zaległy urlop bez ryzyka?

Jakie działania może zatem podjąć pracodawca, aby zminimalizować ryzyko sporu z pracownikiem odnośnie wykorzystania zaległego urlopu? W praktyce najlepiej zwrócić się do pracownika z pisemnym wnioskiem o wskazanie terminu wykorzystania zaległego urlopu najpóźniej do końca września, jednocześnie przypominając o liczbie niewykorzystanych dni. Taką prośbę ze strony pracodawcy warto odpowiednio udokumentować, np. poprzez wiadomość e-mail czy pismo z potwierdzeniem odbioru. Wobec osób, które tego obowiązku nie dopełnią, pracodawca może zastosować kary porządkowe w postaci upomnienia lub nagany. Dzięki temu pracodawca będzie mógł w razie kontroli PIP wykazać, że podejmował działania zmierzające do likwidacji zaległych urlopów, co może ograniczyć ryzyko nałożenia na niego kary grzywny za ich nieudzielenie. W ostateczności pracodawca może wydać polecenie wykorzystania zaległego urlopu w konkretnych datach, powołując się na art. 168 Kodeksu pracy i orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz na fakt, że niespełnienie obowiązku udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego do dnia 30 września naraża go na sankcje, np. grzywnę nałożoną przez PIP.

Podsumowując, czy pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop? Tak, ale z głową – głównie przy wypowiedzeniu lub po upomnieniach. Prawo stoi po stronie obowiązku udzielenia urlopu, ale szanuje autonomię pracownika. Nasza Kancelaria Antywindykacyjna oferuje pomoc prawną dla firm oraz kompleksową ochronę praw pracownika, zapewniając wsparcie w sporach, negocjacjach i bieżącej obsłudze prawnej.