/ Świadectwo pracy – czym jest i kiedy powinno zostać wydane pracownikowi

Wraz z zakończeniem stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, pracodawca, na podstawie obowiązujących przepisów, zobowiązany jest do wystawienia i wydania pracownikowi świadectwa pracy. Czym jest świadectwo pracy, co powinno się w nim znaleźć, kiedy pracodawca powinien je wręczyć pracownikowi oraz co zrobić w sytuacji, gdy znajdą się w nim błędne informacje? Na powyższe pytania postaramy się udzielić odpowiedzi w niniejszym artykule, przybliżając zagadnienie jakim jest obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy.

Spis treści (kliknij aby szybko przejść):

1. Świadectwo pracy – treść
2. W jakim terminie pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy?
3. Sprostowanie świadectwa pracy
4. Orzeczenie sądu zastępujące świadectwo
5. Sankcje za niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy

Świadectwo pracy – treść

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi przez pracodawcę w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Obowiązek ten dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, a więc zarówno umowy zawartej na czas nieokreślony, określony jak i na okres próbny.

Dokument ten zawiera ściśle określone informacje związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, które służą przede wszystkim kolejnemu pracodawcy do ustalenia n.in. uprawnień pracowniczych oraz uprawnień wynikających z ubezpieczenia społecznego.

W świadectwie pracy, zgodnie z treścią art. 97 § 2 KP, powinny znaleźć się informacje dotyczące m.in.:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania zatrudnienia
• zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (dotyczące np. liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy czy okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia).

Ponadto, jeśli w trakcie trwania stosunku pracy, doszło do zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym – o tym zdarzeniu także zamieszcza się wzmiankę w świadectwie pracy. Warto również wskazać, że pracownik może żądać podania w treści świadectwa pracy informacji dotyczących wysokości i składników wynagrodzenia, jak również uzyskanych przez siebie kwalifikacji – wówczas pracodawca ma obowiązek w świadectwie pracy zawrzeć żądane informacje.

Zawartość świadectwa pracy możemy więc podzielić na dwa rodzaje informacji, tj. te, które pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy i te, które ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy, jeżeli pracownik występuje z takim żądaniem.

Treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydania oraz ewentualnego sprostowania zostały szczegółowo uregulowane nie tylko w Kodeksie pracy, ale także m.in. w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Wzór świadectwa pracy wraz z instrukcją, w jaki sposób należy prawidłowo wypełnić przedmiotowy dokument, stanowił załącznik do wyżej wskazanego rozporządzenia.

Należy zwrócić uwagę na fakt, zgodnie z którym świadectwo pracy jest oświadczeniem wiedzy, a nie woli pracodawcy. Nie zawiera więc elementów związanych z jakąkolwiek oceną pracownika, a jedynie fakty wskazane w odpowiednich przepisach.

W jakim terminie pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy?

Od września 2019 r. pracodawca ma obowiązek wystawić i wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy (czyli w ostatnim dniu, w którym pracownik zachowuje status pracownika), jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Pracodawca zobowiązany jest, w przypadku ustania stosunku pracy, wydać świadectwo pracy z własnej inicjatywy, bez konieczności składania wniosku przez pracownika.

Przykładowo, jeżeli doszło do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia, natomiast w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia – w dniu złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Pracodawca może wręczyć omawiany dokument pracownikowi osobiście, przesłać pocztą na wskazany przez pracownika adres zamieszkania albo wręczyć go pracownikowi w inny sposób np. poprzez osobę pisemnie upoważnioną przez pracownika. Pracodawca nie może jednak zobowiązać pracownika do osobistego odebrania świadectwa pracy z siedziby firmy ani obciążać go kosztami doręczenia świadectwa pracy!

W przypadku, w którym zostaje nawiązany z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki pracownik może złożyć w każdym czasie i może on dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Art. 97 § 1 Kodeksu pracy przewiduje jeden wyjątek od zasady wystawiania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca – z przyczyn obiektywnych – nie może wystawić świadectwa w tym dniu. Jeżeli nie jest to możliwe, powinien je doręczyć pracownikowi niezwłocznie za pośrednictwem poczty albo w inny sposób, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Warto zaznaczyć, że obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy ma charakter bezwzględny, co oznacza, że pracodawca nie może uzależnić wystawienia świadectwa pracy od przeprowadzenia jakiejkolwiek czynności przez pracownika, np. od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą.

Sprostowanie świadectwa pracy

Może zdarzyć się sytuacja, w której pracodawca wyda pracownikowi świadectwo pracy zawierające błędne informacje. Pracownik może wówczas w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Pracodawca powinien w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku albo zawiadomić pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy albo, w razie uwzględnienia wniosku, wydać pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.

W razie nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o sprostowanie świadectwa, pracownikowi przysługuje w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Orzeczenie sądu zastępujące świadectwo

W sytuacji, gdy pracodawca całkowicie zaniecha wydania pracownikowi świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeśli pracodawca nie zrealizuje orzeczenia sądu wydanego w tej sprawie, pracownik będzie mógł wystąpić przeciwko niemu z kolejnym roszczeniem – o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Także w przypadku, gdy pracownik nie ma możliwości wytoczenia powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy np. jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, może on wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Sąd pracy rozpoznaje taki wniosek w postępowaniu nieprocesowym a prawomocne postanowienie ustalające uprawnienie do otrzymania świadectwa pracy zastępuje to świadectwo.

Sankcje za niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy

Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy lub niewydania świadectwa pracy nie będzie jednak występowała w każdym przypadku. Aby pracodawca został pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej muszą bowiem zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

1) pracodawca nie wykonał w ogóle albo wykonał nienależycie spoczywający na nim obowiązek wydania świadectwa pracy;

2) pracownik poniósł uszczerbek majątkowy z powodu niemożności podjęcia nowego zatrudnienia w związku z nieprawidłowościami ze strony pracodawcy;

3) szkoda, którą poniósł pracownik, powstała w związku z nieprawidłowym działaniem pracodawcy (zaistniał związek przyczynowo skutkowy pomiędzy szkodą doznaną przez pracownika a niewłaściwym działaniem pracodawcy).

Udowodnienie, że w danym przypadku fakt pozostawania bez pracy wynika z powodu niewydania świadectwa pracy w ustalonym terminie albo też z powodu braku właściwego świadectwa pracy, ciąży na pracowniku. W sytuacji, gdy sąd przychyli się do stanowiska pracownika i uzna, że wydane przez pracodawcę świadectwo pracy jest błędne, a pracownik poniósł w związku z nim szkodę, pracodawca będzie zobowiązany nie tylko wypłacić pracownikowi odszkodowanie, lecz także będzie musiał wydać pracownikowi nowe, właściwe świadectwo pracy.

Pracodawca nie wręczył Ci świadectwa pracy pomimo rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę? Twoje świadectwo pracy zawiera błędy, których poprawy odmawia pracodawca? Zapraszamy do kontaktu z Naszą Kancelarią! Pomagamy pracownikom w skutecznym dochodzeniu ich praw i prowadzeniu sprawy sądowej, jeżeli zdecydują się wystąpić przeciwko pracodawcy do sądu pracy.